Giải đáp về Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn chưa phổ biến hiện nay. Để tìm hiểu nhanh về Hóa đơn điện tử các bạn có thể tham khảo Những Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử.  Cơ sở pháp lý về Hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, Hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.

A. Giải đáp chung về hóa đơn điện tử

Câu 1: Hóa đơn điện tử là gì ?

Trả lời:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32 này.

Phương pháp tạo Hóa đơn điện tử:

Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hoá đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức Hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế). Hóa đơn giấy: là những loại hóa đơn mua của cơ quan thuế, Hóa đơn tự in và  Hóa đơn đặt in.

Câu 2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:
–  Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
–  Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
–  Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
–  Quá trình thanh toán nhanh hơn
–  Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu 3. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu 4. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?

Trả lời: KHÔNG

Câu 5. Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

– Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.

– Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các lo

Trả lời:

– Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

Câu 6. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Trả lời:
Hóa đơn điện tử gồm các loại:

- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Câu 7. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời: Có.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu 8. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời: Có 4 điểm để phân biệt Hóa đơn điện tử được in ra giấy không phải hóa đơn giấy như sau:
1.    Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2.    Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

– Số serial của Hóa đơn điện tử: VC/15E
– Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): VC/15P

3.    Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
4.    Chữ ký:

– Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
– Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu 9. Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

Trả lời:
- Hóa đơn được phát hành:

Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
- Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

1.    Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
2.    Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
3.    Hóa đơn điện tử

- Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Câu 10. Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng  vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời:
–  Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức). Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt ở thời điểm thu tiền nên các bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định.
B. Giải đáp đối với bên Mua (Bên tiếp nhận hóa đơn điện tử)

Câu 1. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1.      Tiếp nhận trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống
2.      Tiếp nhận qua email
3.      Tiếp nhận bằng Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
4.      Services Port của bên phát hành hóa đơn điện tử

Hình thức 1 & 2 là 02 hình thức tiếp nhận hóa đơn điện tử phổ biến, đơn giản, dễ được khách hàng chấp nhận.

Câu 2. Khách hàng có thể xem hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Trả lời:

1.    Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)
2.    Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…..

Câu 3. Để xem được hóa đơn điện tử, khách hàng cần phải cài đặt thêm ứng dụng gì?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử, người sử dụng cần liên hệ với Nhà phát hành hóa đơn để có được ứng dụng xem hóa đơn điện tử.

Câu 4. Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể thực hiện những tác vụ gì?

Trả lời:

- Xem Hóa đơn.
- Tải hóa đơn để thực hiện lưu trữ.
- In hóa đơn ra giấy để xem (không có giá trị pháp lý).

Câu 5. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin hàng hóa, giá…,) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn
- Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận điều chỉnh/thay thế hóa đơn.

Câu 6. Bên mua hàng có phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

- Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Câu 7. Bên mua phải thực hiện Kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

Trả lời:

- Kê khai giống như hóa đơn giấy.

Câu 8. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?

Trả lời:

Không phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

Câu 9. Bên mua phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử thì sử dụng chữ ký số nào?

Trả lời:

Khách hàng doanh nghiệp (bên mua): Sử dụng chính chữ ký số đang khai Thuế điện tử để thực hiện ký số vào Hóa đơn điện tử.

Câu 10. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Để có hóa đơn giấy cần phải làm gì?

Trả lời:

- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
- Hóa đơn này chỉ được cấp 01 lần và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Câu 11. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì?

Trả lời:

- Người MUA (và cả người bán) được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán
- Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “CHUYỂN ĐỔI HD”.

C. Giải đáp đối với bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử)

Câu 1. Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?

Trả lời:

– Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

1.      Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
2.      Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

– Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):

1.      Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
2.      Tích hợp qua Services

Câu 2. Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?

Trả lời:

- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32)

Câu 3. Để được phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?

Trả lời:

♦ Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

– Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

♦ Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải:

– Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

♦ Bước 3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi CQT 1 lần.

Câu 4. Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?

Trả lời:

+  Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
+ Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Câu 5. Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

Trả lời:

–   Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
- Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)
- Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

Q6. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ

2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế?

Trả lời:

- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua.
- Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”


Câu 7. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?
Trả lời:

- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
- Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý:

- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
- Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

Câu 8. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với “Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?

Trả lời:

- Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Lưu ý:

- Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện.
- Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký tươi.

Câu 9. Khi nào Bên mua hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải làm gì?

Trả lời:

- Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.

- Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:

- Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
- Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
- Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
- Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến máy in và thực hiện in ra giấy
- Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua

D. Giải đáp Kê khai thuế đối với hóa đơn điện tử

Câu 1. Đối với doanh nghiệp dùng song song cả Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy: Hiện nay với một số tờ khai các nhà cung cấp TVan chỉ cho phép nộp 1 tờ / định kỳ. Ví dụ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đối với Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy báo cáo này có thể được tạo từ các hệ thống khác nhau mà chưa thể tổng hợp cả 2 loại này vào 1 báo cáo. Vì thế doanh nghiệp chỉ nộp được 1 tờ báo cáo qua TVan, còn báo cáo cho loại còn lại sẽ phải in ra giấy gửi Cục thuế. Như thế khá bất tiện?

Trả lời:

– Doanh nghiệp thực hiện Gộp 2 báo cáo lại thành 1 bản và gửi qua TVAN


Hy vọng, với những thông tin trên các bạn có một cách hình dung dễ nhất về Hóa đơn điện tử và các thắc mắc xung quanh vấn đề này. Chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật các câu hỏi về chủ đề này. Các bạn hãy theo dõi nhé.