Hóa đơn xác thực là gì?

Hóa đơn xác thực là Hóa đơn điện tử được cấp mã xác thực của Cơ quan thuế và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Đây là một khái niệm mới mà Bộ tài chính vừa ban hành và bắt đầu áp dụng thí điểm tại 200 Doanh nghiệp tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Thời gian thực hiện thí điểm từ nay đến hết tháng 12/2016. Tiêu chí lựa chọn Doanh nghiệp áp dụng thí điểm được quy định tại Quyết định số 1209/QĐ-BTC. Để triển khai, Tổng cục thuế cũng ban hành quyết định 1445/QĐ-TCT để hướng dẫn triển khai. Để tìm hiểu rõ hơn mời các bạn đọc tiếp.

1. Lợi ích của Hóa đơn xác thực:
Giảm thiểu chi phí in và đặt in hóa đơn. Giảm chi phí mua mới, bảo trì máy in hóa đơn.
Giảm thiểu chi phí chuyển phát nhanh hóa đơn do người nhận có thể tra cứu và in hóa đơn trên mạng bởi tính hợp pháp cao.
Thông báo phát hành hóa đơn là có thể sử dụng ngay sau vài giây không phải chờ đợi 05 ngày như trước.
Giảm thiểu thời gian lập hóa đơn và tăng năng suất lao động.

Không thể giả mạo hóa đơn.
Giảm thiểu thời gian kê khai thuế do không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với loại hình hóa đơn xác thực này.

2. Căn cứ pháp lý của Hóa đơn xác thực:
Ngày 25/06/2016, Theo đề xuất của Tổng cục thuế về Quản lý hóa đơn. Bộ tài chính ban hành Quyết định 1209/QĐ-BTC về Thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.  Quyết định ngày căn cứ Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC về hướng dẫn về việc khởi tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ và Thông tư 39/2014/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Với phương thức này, Doanh nghiệp áp dụng không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý.

Tải Thông tư 32/2011/TT-BTC – Hướng dẫn về Hóa đơn điện tử
Quyết định 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

3. Thủ tục và Điều kiện đăng ký hóa đơn xác thực:

a. Điều kiện Đăng ký Hóa đơn xác thực:

Là doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động;
Có chứng thư số (Chữ ký số) theo quy định của pháp luật. Chứng thư số phải có thông tin mã số thuế của doanh nghiệp và đang còn hiệu lực;
Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet.

b. Thủ tục Đăng ký Hóa đơn xác thực:

Hiện nay, Tổng cục thuế đang triên khai thí điểm tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh thời gian thực hiện thí điểm từ nay đến hết tháng 12/2016.

4. Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký áp dụng.
Phương pháp cấp mã xác thực của cơ quan thuế cho hóa đơn xác thực: Có 2 phương pháp

a. Cấp mã xác thực hóa đơn của Doanh nghiệp theo mô hình tập trung:
b. Sau khi Doanh nghiệp lập, ký điện tử trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và gửi đi cấp xác thực. Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN) sẽ tự động kiểm tra các thông tin như: Tình trạng Mã số thuế (MST), Thông tin MST người mua (nếu có), Thông tin hóa đơn đăng ký phát hành của DN sau đó phần mềm ký điện tử và gửi dữ liệu hóa đơn cho Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế (ICC) tiếp đến kiểm tra và gửi trả kết quả xác thực về cho DN có 2 tình trạng là Thành công hoặc không thành công.
c. Cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình phân tán tại Doanh nghiệp: Doanh nghiệp truy cập và Phần mềm lập hóa đơn riêng của Doanh nghiệp (LHD) để thực hiện lập, ký điện tử trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Phần mềm LHD tự động gửi dữ liệu hóa đơn tới thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn (thiết bị lưu trữ được khoảng 50.000 hóa đơn) của Tổng cục thuế đặt tại Doanh nghiệp. Doanh nghiệp sử dụng hình thức này định kỳ phải gửi dữ liệu về Phần mềm ICC.

5. Một số thuật ngữ – giải thích sử dụng trong Hóa đơn xác thực và hệ thống cấp mã số xác thực:

Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế.
Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục thuế.
Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục thuế, được hiển thị trên hóa đơn. Mã vạch hai chiều hỗ trợ DN đọc nhanh và kiểm tra thông tin trên hóa đơn.
Phần mềm lập hóa đơn cho Doanh nghiệp (Phần mềm ICA) (Được cung cấp Miễn phí)
Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (Phần mềm VAN) (Webform)
Phần mềm lập hóa đơn riêng của Doanh nghiệp (Phần mềm LHD) Phần mềm này tích hợp với thiết bị cấp mã xác thực của Tổng cục thuế đặt tại Doanh nghiệp.
Hy vọng, với một số thông tin trên sẽ giúp các bạn hình dung một cách rõ ràng nhất về loại hình Hóa đơn điện tử này.