Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử năm 2017

1. Về khởi tạo hóa đơn điện tử
Công ty và các chi nhánh được sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) trong hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu đáp ứng các điều kiện khởi tạo hóa đơn theo quy định (khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC)



2. Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy
Khi chuyển đổi HĐĐT sang giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông như sau:
– Trường hợp Công ty tổ chức mô hình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với nhiều chi nhánh, cơ sở bán hàng hóa, dịch vụ và việc luân chuyển hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy về trụ sở chính để ký gặp khó khăn thì cho phép Công ty được ủy quyền cho chi nhánh, cơ sở bán hàng ký trên hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy. Công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc chuyển đổi này.
– Về tiêu thức dấu của người bán: theo báo cáo của Công ty đối với hóa đơn giấy Công ty đã được miễn tiêu thức dấu của người bán do đó trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy của Công ty không nhất thiết phải có tiêu thức dấu của người bán.

3. Chữ ký của người mua trên HĐĐT
Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

4. Về việc lập HĐĐT có số dòng nhiều hơn một trang
Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Công ty thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Công ty được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:
+ Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
+ Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;
+ Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
+ Kèm theo ghi chú bằng tiếng việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).